Pleonasmus Langzeitarchivierung

imageLetzte Woche hat DI Michael M. Freitter vom Bundeskanzleramt den Begriff Langzeitarchivierung aufs Korn genommen. Im Rahmen der ADV Veranstaltung “Langzeitarchivierung” wurde viel über Normen & Standards gesprochen, aber auch über das Verständnis der Wirtschaft über Archivierung allgemein.

Warum ist Langzeitarchivierung ein Pleonasmus? Diplom-Archivar Steffen Schwalm von BearingPoint brachte dazu eine interessante Folie die zwischen Langzeitspeicherung und Archivierung differenziert und diese kurz charakterisiert:


Langzeitspeicherung Archivierung

Ziel:

  • Rechtssicherheit
  • Beweissicherheit

Dauer

  • i.d.R. durch Rechtsvorschrift/interne Regelung bestimmt
  • Entscheidung Bearbeiter

Ziel:

  • Sicherung des kulturellen Erbes Unterlagen von bleibendem Wert

Dauer

  • Unbefristet (Archivgesetze)
  • „Bis zum Weltuntergang und darüber hinaus ;-)

Seitens DI Freitter wurde die Dauer für Archivierung dann etwas konkretisiert. Das digitale österreichische Archiv setzt sich einen Horizont für Archivierung von 200 Jahren!

Derzeit werden international nur wenige digitale Formate als archivierungstauglich anerkannt, das sind PDF/A für Druckdokumente und JPEG, die auch in österr. Unternehmen nicht unbekannt sind. Das Format PDF/A-1a hat spezielle Eigenschaften, denen sich die wenigsten Bewusst sind:

  • Keine Referenzen zu externen Resourcen, z.B. Bilder oder Schriftsätze müssen in der Datei enthalten sein
  • Definition eindeutiger Farbprofile, z.B.  durch Verwendung von ICC-Profilen
  • Keine Transparenzen
  • Keine Skripte wie z.B. JavaScript oder von Aktionen. Audio- oder Videodaten dürfen aus diesem Grund nicht eingebettet sein!
  • keine Verschlüsselung oder Einschränkungen von z.B. Drucken und Daten herauskopieren
  • keine Verwendung von patentrechlich geschützten Komponenten
  • Verwendung von XMP zur Beschreibung von Metadaten

Die Variante PDF/A-1b setzt darüber hinaus die Verwendung von Unicode voraus.

In vielen Unternehmen wird gerne lange und intensiv darüber diskutiert, wie Metadaten zu Dokumenten strukturiert und auszusehen haben. Wer aber bereits auf PDF/A zur Langzeitspeicherung oder Archiverung setzt, hat implizit zwei internationale Standards akzeptiert:

Warum implizit? Weil PDF/A verpflichtend die Verwendung von XMP als Metabeschreibung vorsieht und dieser wiederum auf die Verwendung von Dubin Core und IPTC Headers setzt. In einem der nächsten Artikel, werde ich diese Standards etwas näher erläutern.

Siehe auch:

http://www.enterprise2punkt0.at/2010/02/category-label-tag-keyword-die-bunte-neue-welt.html

Bildreferenz: von Mr. T in DC (CC)

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